AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS
AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS: INTRODUCCIÓN
La automatización de bibliotecas consiste en la conseguir los diferentes procesos, actividades y servicios que se llevan a cabo donde se desarrollan a través de sistemas de gestión de Bibliotecas diseñados para el tratamiento documental, pero hay que tener en cuenta que el trabajo del bibliotecario, también incluyen actividades administrativas, difusión en red, etc. Donde se establece una tipología de actividades para las que un sistema de gestión bibliotecario puede estar diseñado:
*ACTIVIDADES BIBLIOTECONÓMICO-DOCUMENTALES: Son aquellas que tienen en cuenta las técnicas y trabajos de la cadena documental. Especialmente, catalogación, clasificación, indización, resumen, digitalización, edición de catálogos y de repertorio de autoridades, entre otros.
*ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS: Son aquellas que responden a la gestión de los usuarios, adquisiciones y presupuestos de la biblioteca, gestión de las políticas de préstamos, reglamento o Estatuto de gestión, facturación, entre otros.
*ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN: Son aquellas que están enmarcadas a difundir la biblioteca ante un público.
Cualquier tipo de manifestación comunicativa, mediante intranet, por ejemplo el sitio web de la biblioteca.
En muchos casos, no todos los sistemas de gestión, automatizan todas las funciones. Por ejemplo, en muchas bibliotecas la INTRANET (Red informática interna), no está integrada en el sistema de gestión de bibliotecas, por lo que se tiene que hacer de manera independiente utilizando otro sistema (CMS o Groupware) que permita compartir la documentación para la red interna.
°Otro ejemplo puede ser la Web de la biblioteca, se está integrando en los sistemas de Bibliotecas mediante el OPAC.
*SERVICIO DE PRÉSTAMO: El servicio de préstamo es una función vital de cualquier biblioteca. Un servicio de estas características implica un ciclo de préstamo, que está formado por el préstamo propiamente dichos, la devolución e incluso la reserva de documentos. Por lo tanto se lleva un registro de los documentos, del usuario y un registro de las políticas de préstamo que le afectan.
*SERVICIO DE INFORMACIÓN Y REFERENCIA, OPAC: El servicio de información y referencia se consigue gracias a los sistemas de recuperación de Información. Podemos encontrar dos sistemas, Sistemas de recuperación interno de la propia aplicación y que por lo tanto están incluidos como una función de consulta directa del catálogo general desde el módulo de catalogación y por otro lado los sistemas de recuperación OPAC, orientados a la consulta sencilla o avanzada del usuario de la biblioteca.
*SERVICIOS DE DIFUSIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN: Es otro de los servicios que el sistema de gestión puede automatizar de forma completa. Para ello requiere del perfil de necesidades de información del usuario y las informaciones de contacto, correos electrónicos, etc. En DSI, existe la tendencia de utilizar fuentes de sindicación para establecer alertas de las novedades de la biblioteca. Este sistema puede aplicarse a los perfiles de usuarios y personalizar alertas.
Pero al margen de los servicios, también existen unos procesos y trabajos que automatizan actividades de la biblioteca, principalmente referidas a la cadena documental del centro, a saber:
*SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN: Son procesos automatizables tanto en cuanto, se incorporen tablas que permiten registrar la documentación seleccionada de ser adquirida.
*REGISTRO: La función de registro de documentos en la biblioteca, puede ser y debe ser asumida por los sistemas de gestión de bibliotecas como tal. Ha de existir una tabla de todas las altas, bajas y expurgos que se han llevado a efecto desde el catálogo general de la biblioteca.
*CATALOGACIÓN: La catalogación es una función obligatoria y vinculada a la existencia de los catálogos de la biblioteca. Esta función es automatizada en cualquier sistema de gestión de bibliotecas.
*INDIZACIÓN Y RESUMEN: Constituye una función no siempre recogida en los sistemas de gestión bibliotecarios. Afecta principalmente a los ensayos, artículos de revista y descripción completa de publicaciones de tipo seriado.
*CLASIFICACIÓN: La clasificación está directamente unida a la catalogación en los registros bibliográficos, por lo que esto supone que un sistema de gestión de bibliotecas, tiene que contemplar tablas de autoridades para el control y normalización de menciones de responsabilidad, términos geográficos, materias, CDU, tesauro, etc.
*SIGNATURIZACIÓN Y ETIQUETADO: La signaturización contempla el proceso de creación de las signaturas y tejuelos de los documentos que conforman una colección bibliotecaria. Esto significa que los sistemas de gestión bibliotecarios, deben tener en cuenta las posibilidades de generar tejuelos y etiquetas de código de barra, para la identificación de cada documento y facilitar los mecanismos de préstamo y devolución, así como para realizar el proceso de reubicación y organización topográfica del mismo.
EDICIÓN REPERTORIAL Y DOCUMENTALl: Constituye una función obligatoria de la biblioteca, el disponer, desarrollar y disponer los repertorios catálogos y ediciones necesarias que permitan una fuente de consulta independiente del catálogo electrónico basado en un sistema de gestión bibliotecario. Existen otros productos derivados de la edición documental y que cualquier biblioteca debe comprender, como por ejemplo boletines de novedades bibliográficas, que pueden ser extraídos y diseñados desde el sistema de gestión bibliotecario, siempre que esté habilitado para el tratamiento de publicaciones periódicas y disponga de consultas para imprimir en páginas dinámicas de los registros.
Todo servicio y actividad requiere un proceso de transacción, modificación y edición de datos en las tablas de la base de datos de soporte.Estos sistemas utilizan siempre bases de datos relacionales, significa que los trabajos de catalogación interactúan con las tablas correspondientes al catálogo principal del sistema de gestión de bibliotecas.
NIVEL DE INTERFAZ:Es la arquitectura visual del complejo del sistema de gestion de bibliotecas.La interfaz es una capa de directa visualización para el usuario o bibliotecario que trabaja con la aplicación. Consiste en un diseño gráfico que representa los módulos, acciones y funciones del sistema de gestión.
NIVEL DE MODULOS:Establece una organización conceptual del sistema de gestión bibliotecario.Esto supone que determinan una serie de funciones agrupadas en torno a un área de trabajo. Por ejemplo en torno a un Módulo de Circulación, establecemos la función de préstamos, devolución, reserva,etc.
NIVEL DE SCRIPTS:Determina qué operaciones hay que designar a cada funcion de un módulo determinado.Se trata de dictar las instrucciones necesarias para que una función adscrita a un módulo, cumpla con su cometido.Por ejemplo la función de préstamo, devolver información en la pantalla, consultar el código en la tabla de usuarios, interrogar para obtener un libro para el préstamo, etc.
NIVEL DE BASES DE DATOS Y TABLAS:Existe un nivel básico donde operan los scripts de las funciones correspondientes a un módulo determinado.Los scripts realizan operaciones o ejecutan un guión de instrucciones que conlleva el tratamiento de información en las tabla de una base de datos determinada.El sistema de gestión de bibliotecas funciona a modo de herramientas de registro.
Todos los servicios procesos y actividades tratan de ser integrados en los sistemas de Automatización quedando definidos para permitir su ejecución automática y secuencial de forma que facilite y registre todos los cambios en las tablas principales de la base de datos soporte.
SISTEMA DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA.Es importante saber cuales son los sistema de gestión bibliotecaria, se incluyen aquellos sistemas propietarios y aquellos basados en códigos libre u Open Source.Propietarios: Absys-Millenium-Sirsi Unicorn-Libermarc-Aleph-Biblio3000-Ever Flora Library.Código libre Open Source:Openbiblio-PMB-phpMyLibrary-Emilda-Koha-Keystone-Dspace-Greenstone.
REFERENCIAS PARA CONSULTAR:La importancia de conocer todos los servicios bibliográficos básicos y de extensión, así como las funciones y actividades que se desempeña en el marco de la cadena documental del centro. Por ello y como referencia par completar esta información se proponen las siguientes referencias de consulta .
La automatización de bibliotecas consiste en la conseguir los diferentes procesos, actividades y servicios que se llevan a cabo donde se desarrollan a través de sistemas de gestión de Bibliotecas diseñados para el tratamiento documental, pero hay que tener en cuenta que el trabajo del bibliotecario, también incluyen actividades administrativas, difusión en red, etc. Donde se establece una tipología de actividades para las que un sistema de gestión bibliotecario puede estar diseñado:
*ACTIVIDADES BIBLIOTECONÓMICO-DOCUMENTALES: Son aquellas que tienen en cuenta las técnicas y trabajos de la cadena documental. Especialmente, catalogación, clasificación, indización, resumen, digitalización, edición de catálogos y de repertorio de autoridades, entre otros.
*ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS: Son aquellas que responden a la gestión de los usuarios, adquisiciones y presupuestos de la biblioteca, gestión de las políticas de préstamos, reglamento o Estatuto de gestión, facturación, entre otros.
*ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN: Son aquellas que están enmarcadas a difundir la biblioteca ante un público.
Cualquier tipo de manifestación comunicativa, mediante intranet, por ejemplo el sitio web de la biblioteca.
En muchos casos, no todos los sistemas de gestión, automatizan todas las funciones. Por ejemplo, en muchas bibliotecas la INTRANET (Red informática interna), no está integrada en el sistema de gestión de bibliotecas, por lo que se tiene que hacer de manera independiente utilizando otro sistema (CMS o Groupware) que permita compartir la documentación para la red interna.
°Otro ejemplo puede ser la Web de la biblioteca, se está integrando en los sistemas de Bibliotecas mediante el OPAC.
*SERVICIO DE PRÉSTAMO: El servicio de préstamo es una función vital de cualquier biblioteca. Un servicio de estas características implica un ciclo de préstamo, que está formado por el préstamo propiamente dichos, la devolución e incluso la reserva de documentos. Por lo tanto se lleva un registro de los documentos, del usuario y un registro de las políticas de préstamo que le afectan.
*SERVICIO DE INFORMACIÓN Y REFERENCIA, OPAC: El servicio de información y referencia se consigue gracias a los sistemas de recuperación de Información. Podemos encontrar dos sistemas, Sistemas de recuperación interno de la propia aplicación y que por lo tanto están incluidos como una función de consulta directa del catálogo general desde el módulo de catalogación y por otro lado los sistemas de recuperación OPAC, orientados a la consulta sencilla o avanzada del usuario de la biblioteca.
*SERVICIOS DE DIFUSIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN: Es otro de los servicios que el sistema de gestión puede automatizar de forma completa. Para ello requiere del perfil de necesidades de información del usuario y las informaciones de contacto, correos electrónicos, etc. En DSI, existe la tendencia de utilizar fuentes de sindicación para establecer alertas de las novedades de la biblioteca. Este sistema puede aplicarse a los perfiles de usuarios y personalizar alertas.
Pero al margen de los servicios, también existen unos procesos y trabajos que automatizan actividades de la biblioteca, principalmente referidas a la cadena documental del centro, a saber:
*SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN: Son procesos automatizables tanto en cuanto, se incorporen tablas que permiten registrar la documentación seleccionada de ser adquirida.
*REGISTRO: La función de registro de documentos en la biblioteca, puede ser y debe ser asumida por los sistemas de gestión de bibliotecas como tal. Ha de existir una tabla de todas las altas, bajas y expurgos que se han llevado a efecto desde el catálogo general de la biblioteca.
*CATALOGACIÓN: La catalogación es una función obligatoria y vinculada a la existencia de los catálogos de la biblioteca. Esta función es automatizada en cualquier sistema de gestión de bibliotecas.
*INDIZACIÓN Y RESUMEN: Constituye una función no siempre recogida en los sistemas de gestión bibliotecarios. Afecta principalmente a los ensayos, artículos de revista y descripción completa de publicaciones de tipo seriado.
*CLASIFICACIÓN: La clasificación está directamente unida a la catalogación en los registros bibliográficos, por lo que esto supone que un sistema de gestión de bibliotecas, tiene que contemplar tablas de autoridades para el control y normalización de menciones de responsabilidad, términos geográficos, materias, CDU, tesauro, etc.
*SIGNATURIZACIÓN Y ETIQUETADO: La signaturización contempla el proceso de creación de las signaturas y tejuelos de los documentos que conforman una colección bibliotecaria. Esto significa que los sistemas de gestión bibliotecarios, deben tener en cuenta las posibilidades de generar tejuelos y etiquetas de código de barra, para la identificación de cada documento y facilitar los mecanismos de préstamo y devolución, así como para realizar el proceso de reubicación y organización topográfica del mismo.
EDICIÓN REPERTORIAL Y DOCUMENTALl: Constituye una función obligatoria de la biblioteca, el disponer, desarrollar y disponer los repertorios catálogos y ediciones necesarias que permitan una fuente de consulta independiente del catálogo electrónico basado en un sistema de gestión bibliotecario. Existen otros productos derivados de la edición documental y que cualquier biblioteca debe comprender, como por ejemplo boletines de novedades bibliográficas, que pueden ser extraídos y diseñados desde el sistema de gestión bibliotecario, siempre que esté habilitado para el tratamiento de publicaciones periódicas y disponga de consultas para imprimir en páginas dinámicas de los registros.
Todo servicio y actividad requiere un proceso de transacción, modificación y edición de datos en las tablas de la base de datos de soporte.Estos sistemas utilizan siempre bases de datos relacionales, significa que los trabajos de catalogación interactúan con las tablas correspondientes al catálogo principal del sistema de gestión de bibliotecas.
NIVEL DE INTERFAZ:Es la arquitectura visual del complejo del sistema de gestion de bibliotecas.La interfaz es una capa de directa visualización para el usuario o bibliotecario que trabaja con la aplicación. Consiste en un diseño gráfico que representa los módulos, acciones y funciones del sistema de gestión.
NIVEL DE MODULOS:Establece una organización conceptual del sistema de gestión bibliotecario.Esto supone que determinan una serie de funciones agrupadas en torno a un área de trabajo. Por ejemplo en torno a un Módulo de Circulación, establecemos la función de préstamos, devolución, reserva,etc.
NIVEL DE SCRIPTS:Determina qué operaciones hay que designar a cada funcion de un módulo determinado.Se trata de dictar las instrucciones necesarias para que una función adscrita a un módulo, cumpla con su cometido.Por ejemplo la función de préstamo, devolver información en la pantalla, consultar el código en la tabla de usuarios, interrogar para obtener un libro para el préstamo, etc.
NIVEL DE BASES DE DATOS Y TABLAS:Existe un nivel básico donde operan los scripts de las funciones correspondientes a un módulo determinado.Los scripts realizan operaciones o ejecutan un guión de instrucciones que conlleva el tratamiento de información en las tabla de una base de datos determinada.El sistema de gestión de bibliotecas funciona a modo de herramientas de registro.
Todos los servicios procesos y actividades tratan de ser integrados en los sistemas de Automatización quedando definidos para permitir su ejecución automática y secuencial de forma que facilite y registre todos los cambios en las tablas principales de la base de datos soporte.
SISTEMA DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA.Es importante saber cuales son los sistema de gestión bibliotecaria, se incluyen aquellos sistemas propietarios y aquellos basados en códigos libre u Open Source.Propietarios: Absys-Millenium-Sirsi Unicorn-Libermarc-Aleph-Biblio3000-Ever Flora Library.Código libre Open Source:Openbiblio-PMB-phpMyLibrary-Emilda-Koha-Keystone-Dspace-Greenstone.
REFERENCIAS PARA CONSULTAR:La importancia de conocer todos los servicios bibliográficos básicos y de extensión, así como las funciones y actividades que se desempeña en el marco de la cadena documental del centro. Por ello y como referencia par completar esta información se proponen las siguientes referencias de consulta .
Fuente : ccdoc-automatización.blogspot.com
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